A Prefeitura de Sorocaba deu mais um passo para orientar, no sentido prático e jurídico, o processo de organização de seus documentos. Por meio do Decreto 22.419, publicado no Jornal “Município de Sorocaba” da última sexta-feira (30), a Administração Municipal passa a contar oficialmente com um Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública Municipal.

A Gestão de Documentos é definida pela Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. A implantação dos Instrumentos de Gestão Documental estava prevista no Decreto nº 22.074, publicado em novembro de 2015, que instituiu o Arquivo Público e Histórico Municipal (APHM).

A principal competência desse sistema é a de formular e efetivar a gestão de arquivo e a proteção especial a documentos no âmbito dos órgãos da administração pública municipal. O Decreto formaliza os instrumentos para que essa gestão e a proteção aconteçam de modo prático e legal, favorecendo a eficiência administrativa.

Atualmente a Prefeitura possui uma massa documental de aproximadamente 150 milhões de folhas de documentos, totalizando 120.426 caixas de arquivo. A maior parte desse material está acondicionada no Arquivo Central, espaço destinado à guarda de arquivos, localizado na Vila Hortência.

Colaborações

A equipe do Arquivo Público conta com a colaboração dos integrantes da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, responsáveis pela validação dos instrumentos de gestão documental, e de suas subcomissões, cuja atribuição é elaborar estes Instrumentos, conforme explica o chefe da Divisão do Arquivo Público da Prefeitura de Sorocaba, Marcos Piardi.

O trabalho dos integrantes das comissões e subcomissões resultou na descrição de 128 séries documentais e na definição do período de guarda para cada uma dessas séries. Para uma análise criteriosa desta documentação, o APHM também conta com a colaboração dos membros do Comitê do Arquivo Histórico de Sorocaba, um grupo formado por historiadores e profissionais da área de museologia. Neste caso, o objetivo é resguardar as decisões, acerca da definição de guarda de documentos permanentes, cujo valor histórico seja significativo ao município de Sorocaba.

A publicação da primeira Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação é resultado do trabalho de análise e organização de documentos, realizado por funcionários de todas as secretarias e órgãos da Prefeitura de Sorocaba, nos últimos dez meses. Piardi destaca ainda, que o decreto disciplina também as séries documentais, os respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais e define os prazos para eliminação, transferência e recolhimento de documentos públicos do município.

A partir da publicação do Decreto é possível eliminar, depois de cumpridas todas as exigências legais, os documentos públicos que ultrapassaram o prazo de guarda, cuja armazenagem não é mais necessária. Com isso, abre-se espaço nos arquivos de documentos de cada área, bem como do Arquivo Central, para que sejam utilizados para armazenar, de forma segura, os documentos ainda em vigência ou que estão no prazo de precaução.

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