Fórmula de trabalho adotada pela Sead ainda garante maior transparência no procedimento e qualidade do serviço ou produto adquirido

A Prefeitura de Sorocaba conseguiu economizar R$ 736.703,33, desde janeiro de 2013, em processos de compra pela modalidade de ‘Compra Direta’ de itens e produtos de até R$ 8 mil e até 15 mil para serviços de engenharia. A economia foi em razão da adoção de um novo sistema eletrônico de compras, bem como mudanças nos procedimentos da Secretaria de Administração (Sead) no acompanhamento e fiscalização dos processos, o que ainda tem garantido maior transparência no processo e qualidade dos serviços contratados e materiais adquiridos.

Nos três primeiros meses deste ano, a economia atingiu R$ 36,6 mil. Do total estimado de R$ 247.322,14 em compras, o gasto foi de R$ 210.661,94, ou seja, uma diferença de 14,84% do preço inicial. Tal índice médio foi de 18,98% no ano passado, quando a economia gerada somou R$ 402.936,43 em doze meses. Em 2013, foram R$ 297.106,70, com porcentual de 14,23% em relação ao preço estimado inicialmente. No atual governo do prefeito Antonio Carlos Pannunzio, o maior índice registrado foi de 24,21%, em março 2014.

O sistema de compras eletrônicas começou a ser utilizado pela Prefeitura de Sorocaba em 2011 e, a partir do final de 2013, o chamado ‘acess@compras’ passou a funcionar com uma plataforma própria, mantendo a denominação inicial. A nova plataforma eletrônica foi desenvolvida pela equipe da Divisão de Sistemas da Prefeitura ao longo de um ano. Os lances são feitos via internet, on-line, e não é possível identificar os participantes durante o processo, nem mesmo pela equipe da Prefeitura. Somente após definição do lance vencedor, é que se têm acesso aos nomes dos participantes.

“A grande vantagem é a transparência no processo, pois todo mundo pode saber quanto a Prefeitura compra e quanto paga pelos produtos e serviços”, explica Willian Finamore, chefe da Divisão de Sistemas e um dos responsáveis pela implantação dessa plataforma. “Também acabamos com o custo de manutenção externa do sistema”, complementa. O acesso é por meio do link http://servicos.sorocaba.sp.gov.br/licitacao/acessacompras/

Orçamentos e banco de dados

Para abrir a compra/contratação, a Divisão de Compras define um valor com base em orçamento repassado pela Secretaria solicitante. “O interessado pode participar, dar lances em igualdade de condições aos demais participantes”, assegura Elisabete Aparecida de Mello, chefe da Divisão de Compras da Prefeitura. “Muitas vezes, a mesma empresa dá um valor de orçamento e depois outros menores durante os lances”, completa.

Na compra direta, na qual há menor burocracia, a Administração Municipal precisa de ao menos três orçamentos para validação do processo. “Em geral, o número de participantes é muito maior, pois o acess@compras tem um banco de dados com quase 1.800 empresas cadastradas, que recebem mala-direta em caso de abertura de processo de seu interesse. Não há restrições e, com ampla participação, ganhamos no preço”, explica a chefe da Divisão de Compras da Prefeitura.

Para se cadastrar no acess@compras e dar lances nos processos, o responsável, seja pessoa física ou jurídica, precisa preencher formulário no referido site. A atualização dos dados é necessária a cada ano.

Empresas que vencem licitações e não cumprem o estabelecido podem ser suspensas. Num primeiro momento, ela sofre advertência, depois suspensão por seis meses e, em caso de reincidência, o prazo sobe para 12 meses. O atraso na entrega do serviço ou material, bem como entrega em desacordo com o solicitado no aviso de compra, também pode implicar na punição.

Fiscalização e acompanhamento

A equipe de Compras da Prefeitura faz o acompanhamento de cada processo de forma a garantir que seja cumprido integralmente o contratado. 

Cláudia Patricio Pereira, diretora da Área de Licitações e Compras da Prefeitura, diz que a fiscalização é feita pelas Secretarias Municipais solicitantes de cada compra, que têm equipe qualificada para dar parecer técnico sobre algum serviço ou material, até mesmo antes da finalização das compras, quando o processo é enviado para análise. 

A Secretaria da Saúde é a que mais faz solicitações à Divisão de Compras – uma média de dezesseis por mês -, boa parte de serviços e materiais emergenciais que precisam ser providenciados rapidamente. A equipe da Divisão de Compras recebe treinamentos e orientações periódicas, quanto às questões jurídicas e administrativas, para garantir mais eficiência, eficácia e rapidez nos processos, sendo que a Sead conta com um funcionário exclusivamente para atender às demandas da Saúde.