Foto: Emerson Ferraz

A Comissão de Avaliação de Documentos e Acessos vai atuar na gestão do Arquivo Público e Histórico Municipal

Os integrantes da Comissão de Avaliação de Documentos e Acessos (CADA) e das respectivas Subcomissões de Avaliação e Documentos de Acesso tomaram posse, oficialmente, na manhã desta sexta-feira (4), no Salão de Vidro da Prefeitura de Sorocaba. Ao mesmo tempo, o grupo que tem quase uma centena de representantes de todas as Secretarias e Órgãos do Poder Público, também realizou sua primeira reunião de trabalho. Caberá à CADA fazer a gestão do Sistema Arquivo Público e Histórico Municipal, que mantém 150 milhões de folhas de documentos, em 120.426 caixas de arquivo.

Os decretos (22.075/15 e 22.076/15) de designação dos membros da CADA e das subcomissões estão na edição desta sexta-feira (4) do no jornal “Município de Sorocaba”. “Em geral, a CADA vai ser responsável por avaliar, organizar e proteger todos os documentos públicos”, esclarece o secretário de Planejamento e Gestão, Edsom Ortega. Sua pasta está responsável por coordenar o Sistema Arquivo Público e Histórico Municipal, instituído pelo prefeito Antonio Carlos Pannunzio conforme o decreto 22.074, publicado no último dia 27 de novembro, também no jornal oficial.

A CADA atuará como órgão deliberativo do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos, a ser elaborado pelas subcomissões, e dos demais encaminhamentos propostos pelo arquivo público municipal. As tabelas de temporalidade definirão quais os arquivos e documentos que poderão ser destruídos, quais deverão ser mantidos e por quanto tempo, bem como quais nunca poderão ser descartados, aqueles permanentes e os considerados de valor histórico.

“Já as subcomissões terão como atribuição identificar e avaliar os documentos da sua área de atuação, visando à elaboração do plano de classificação”, aponta Marcos Piardi, chefe da Divisão de Arquivo Público e Histórico e Municipal, da SPG. Na primeira reunião, os participantes receberam informações detalhadas acerca do Arquivo Público Municipal, das atribuições do grupo e do plano de ação a ser executado. As reuniões serão mensais e a próxima está confirmada para o dia 15 de dezembro, quando será discutida a gestão das 175 mil fichas imobiliárias que fazem parte do Arquivo Municipal.

De acordo com Piardi, ouvindo a CADA também serão definidos os arquivos que devem ser microfilmados e digitalizados, tanto para facilitar o acesso do público, quanto agilizar informações de interesse da população, bem como os procedimentos administrativos que exigem esse uso mais frequentes dos documentos.

Depois da CADA, o passo seguinte é a formação da Comissão do Patrimônio Histórico de Sorocaba, cuja incumbência será a de analisar os arquivos que são prioritários do ponto de vista da história da cidade. Essa comissão será formada, inclusive, por representantes da sociedade civil sob a coordenação da Secretaria da Cultura (Secult). O grupo poderá propor a incorporação de acervos particulares no patrimônio histórico.

“Também fazem parte do Arquivo os documentos eletrônicos. A tecnologia será melhor explorada e é aliada nesse processo de preservação da memória”, comenta Piardi. Um das metas da CADA é, justamente, ampliar o processo eletrônico e estabelecer as políticas de preservação e digitalização dos documentos. “O objetivo é deixar tudo acessível à população, como a legislação prevê”, finaliza Ortega.

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