Cerca de 1,2 milhão de processos estão sendo transferidos de imóvel no Além-Ponte para um novo espaço na Vila Hortência

A Prefeitura de Sorocaba está realizando a transferência do acervo de documentos de seu Arquivo Central, que a partir de agora ocupa um galpão no Complexo Paulista, na rua Comandante Salgado, 2.443, na Vila Hortência. A expectativa é de que até o final de julho todos os 1,2 milhão de processos, distribuídos em 63.851 caixas, sejam transferidos do atual barracão para o novo espaço – maior e mais adequado para o arquivamento.

A mudança e organização de todo o material, inclusive do mobiliário, é feita pela empresa On Eventos Ltda., contratada por R$ 104 mil. A alteração de local visa, além de atender às recomendações legais, melhor organizar toda a massa documental da Prefeitura, aponta o responsável pela Área de Modernização, Melhoria e Gestão da Secretaria de Planejamento e Gestão (SPG), Marcos Aparecido Piardi.

Até o momento, 29% de todo o material já foi transferido. Aqueles relativos à Secretaria da Saúde, que incluem prontuários, fichas-família e outros tipos de documentos, ocupam 10.494 caixas e já estão no novo endereço. O mesmo se aplica aos processos relativos ao Procon, Secretaria de Finanças e Secretaria de Planejamento e Gestão, além de expedientes de gabinete de prefeito.

A Administração Municipal comprou dez mil caixas do tipo poliondas, para substituir aquelas de papelão que estão mais danificadas. “Já utilizamos 1.200 delas só para acomodar a documentação da área da Saúde.” Outras 5.100 caixas de documentação, que não estavam no antigo material, mas espalhadas pelas unidades da rede municipal de Saúde, também foram levadas para o novo galpão. “Com isso, houve a liberação de espaços as UBS para abertura de salas de hidratação para atender pacientes com dengue”, completa Marcos.

Nos próximos dias começa o transporte do material relativo ao Protocolo Geral, que corresponde a, aproximadamente, 36 mil caixas de documentação. Em média, 1.000 caixas são transportadas por dia. As informações que estão no Arquivo Público de Sorocaba referem-se ao período histórico, a partir de 1940 e a grande maioria é de processos administrativos, destaca Marcos. Documentos anteriores a essa data encontram-se no Arquivo Público do Estado, na Capital. 

Novo endereço

A adaptação do imóvel, que agora abriga parte da história documental do município e de todos os setores da Administração Municipal, foi feita tomando como base as recomendações do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), Arquivo Público do Estado e relatórios de diagnósticos internos. O arquivo está organizado de acordo com a ordem cronológica dos processos, por setor.

O novo galpão do Arquivo Central está equipado com elevador, prateleiras de aço com capacidade para receber suportar duzentos quilos em cada um dos seus níveis, hidrantes, banheiros, sistema de alarme, copa, sistemas especiais de iluminação e exaustão, além de salas reservadas para atendimento ao público (pesquisadores, por exemplo) e manutenção de documentos. O local tem área de 2.643 m2, em três pavimentos. “É um pouco maior que o antigo, que tem 2.500 m². Vamos ganhar mais espaço, eliminando papel. Num segundo momento, vamos fazer um inventário e a classificação de toda a documentação, o que deve começar ainda este ano”, explicou Marcos.

Por enquanto, o acervo do Arquivo Central não é aberto a pesquisas, mas o acesso aos documentos é possível mediante autorização da Prefeitura, no setor de protocolo. “A partir dessa mudança e da garantia do acondicionamento adequado da documentação, vamos acertar toda a parte legal e fazer a triagem dos documentos a partir de tabelas de classificação, temporalidade e grau de sigilo, para depois abrir o acervo ao público”, finaliza Marcos.

Tags:Arquivo